短講工作坊–做自己的簡報

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講者 | 黃書緯 中山大學社會系助理教授
編輯 | 黃群皓

編按:SHS Talk2的第二場短講工作坊,9/17在成大舉行,吸引了許多學生報名參加。短講不只是呈現自己的理念,同時也考驗著同學的表達能力,期盼這場工作坊能為致力於精進簡報能力者帶來啟發。

 

簡報運用範圍廣泛,舉凡學生的報告、商場上的合作洽談、公眾理念傳達,都經常會看到簡報的運用,但談到簡報的觀看經驗,你會想到什麼?昏昏欲睡的學校課程?精彩簡短的TED?還是引起全球購買熱潮的iphone產品發表會?2007年,賈伯斯首次發表iphone,在這場發表會上,除了必要的展示外型、說明功能以外,他不斷談起「重新發明」這件事,你可能覺得iphone每次的改變都是小步邁進,但其實每次都是重新發明,改變你和產品互動的方式,而這種發明精神,也展現在簡報的呈現方式上。

 

這個簡報和你無關

為什麼平常上課時的簡報總是令人昏昏欲睡?理由很多,例如:整份簡報塞滿密密麻麻的文字,造成閱讀疲勞;講者在台上講了很久,卻讓觀眾抓不到重點;同學分組報告時,只想馬上講完,換下個組員報告;上台報告只在意老師的反應,沒有意識到要和觀眾互動……諸如此類,但更重要的其實是對簡報的看法不同,講者往往忽略了簡報的目標是「透過一組物件,傳達一個訊息,並引發一波行動」。
Apple的簡報希望讓大家對iphone充滿嚮往,進而產生購買行為。老師要做的是讓學生對課堂上的某個議題產生求知慾,並且更深入的探索。但呈現簡報時,緊張的情緒讓我們往往都只想著如何讓時間趕快過去,忽略了引發聽者後續行動的方式,簡言之–這個簡報和你無關,賈伯斯也曾提到,知道自己要說什麼的人,不需要powerpoint。講者不在乎簡報的效果,聽者自然也無法將簡報內容完整吸收。

此外,簡報與自己疏離的原因尚有兩點:
1. 圍觀的行為會讓簡報無所適從(多頭馬車)。學校無可避免需要團體簡報,造成拼貼簡報,風格不一。
2. 使用複製貼上的方式,而不是用自己所能理解的方式來製作,也沒有因應觀眾差異、所需強調的重點來調整,造成這份簡報無法呈現你自己。人們要透過簡報認識你這個人,以及知道你對自己要講的議題是否熟悉。

 

重新發明簡報

TED:主題包括科技、娛樂、設計。特色是用18分鐘說自己的故事。
它用18分鐘改變我們對簡報的印象,也改變我們聽演講的方式。

PUNCH PARTY:這是一個推友實體見面會,主辦者自己籌資舉辦,150個座位,每張門票100元,開賣後3分鐘內售罄。之所以吸引人,原因是好奇,你只在推特上知道這個人的喜好,但從未見過這個人。每個月挑選一個主題,再找適合的推友來談論,每人只有7分鐘的時間,盡情展現自己的風格、經歷。

PechaKucha Night:起源於一群東京的設計師,和推友一樣,大家都很想認識彼此,因而產生了這個交流活動。每位設計師只能用20張投影片、每張投影片20秒的時間介紹自己(約6分半),旁邊還有轉播,觀眾的反應會立即呈現在推特上。

上述這三種活動重新發明了簡報形式,時間越來越短,著重效率,也讓互動更有意思。市面上也出現越來越多的書籍,教你如何用TED、PechaKucha的方式做簡報,帶起風潮。

 

如何做好簡報?

1. 首先,要有安靜的個人時間,去想你要講什麼?如何說?
2. 畫心智圖,把你所想的東西都畫下來,接著將複雜的推理過程化為簡單的分鏡表。從心智圖轉成分鏡表,這是個篩選過程,什麼時候設定一個問題?什麼時候回答問題?像推理小說,設一個局,讓觀眾步步深陷。有故事、有畫面、有轉折、有高低起伏、有情緒。
3. 用合適的圖片(大小、配色、版權),也提醒自己在那個時間點要說什麼。
4. 用簡單的文字,讓人記得你要談的事情。
5. 調整每個細節(圖片是否適合?擺在哪裡?文字粗細?風格?投影機是16:9還是3:2?)
6. 最後,思考簡報會出現在哪個平台上(FB、blog、平板、手機、影音平台……),呈現出的效果是否一致。
工作坊後半段,老師請同學以「其實你都不知道……」為題目,使用PechaKucha的形式上台簡報。四組同學分別以基改食物、自我介紹、學校會議比較、登革熱為題,同學嘗試用剛學會的能力做簡報,也發現了不足之處,例如資料蒐集時間不足、報告時擔心時間超過,反而造成報告太過簡短。

 

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老師鼓勵同學進一步思考:
1. 做不到是因為時間不夠,還是沒想到呢?簡報的每個細節都和呈現出來的效果有關。
2. 假設要做自我介紹,如何做會讓人更想認識你?目前你的包包,有什麼東西是最能代表你的?
3. 若要談論一個知識,如何從中拉出更深入的內容,讓簡報更流暢?如何排列內容,讓簡報更吸引人?什麼地方要設計暗示?如何收尾?
4. 如何讓簡報更緊湊?

為期三小時的工作坊,只是學習的開端,簡報裡還有很多細節是需要透過實做來學習的。未來SHS Talk2還會舉辦幾場工作坊,歡迎想要提升自我能力的同學,踴躍報名參加。

 

 

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