SHS短講培力工作坊2-
作自己的簡報

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短講培力工作坊

作自己的簡報(成功大學))

記者│孫語辰(科學人文跨科際人才培育計畫)
攝影│梁品文(科學人文跨科際人才培育計畫)

銀幕上顯示的投影片,所使用的播放軟體竟不是絕大多數場合看到的Microsoft PowerPoint,而是在Google Chrome網頁上頭。但,令人驚訝的不止如此,今天的講師、成功大學電機系的張天豪(Darby Chang)副教授一開始也語出驚人,說:「我不是很會做簡報,但是,全世界只有我這樣做簡報!」

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跨科際短講(SHS-Talk)培力工作坊繼10月17日「短講表達能力暨口條訓練」場次後,今天已是邁入第二場,這一次的重點鎖定在如何適當地使用簡報媒體輔助短講。張天豪老師本身的研究領域包含網站設計,而網站設計與簡報有着異曲同工的原理,同樣著重於呈現給閱聽者的視覺經驗,張老師也表示自己十分熱愛「作簡報」,甚至為了作「自己的」簡報,替自己量身訂做、撰寫一個製作今天學員們所看到投影幕上用網頁呈現簡報的程式。再怎麼喜歡簡報,也極少會有人會為了製作簡報花時間寫一支新程式,可見「全世界,只有我這樣作簡報!」不是空口說白話,張老師「喜歡作簡報」的程度,也非一般人可以比擬。

雖然張老師喜歡作簡報的態度可能不是其他人可以企及,而且也不是所有人都需要所有人都得要使用張老師的軟體,才能做出與令人眼睛為之一亮又短講口語內容相輔相成的簡報,但是,還是有一些可以遵循的法則,是所有關於短講與媒體使用技巧的教學資源都會提到的。模仿是個好起點,張老師把這些法則歸納成幾個重點,並搭配許多簡報實例,一一對學員從頭解說起。

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作「自己的」簡報:說故事是最重要的

原因永遠比細節還重要。雖然今天工作坊的主題是製作簡報的技巧,但是張老師仍然強調,製作簡報的過程不只要顧及外觀,也需要注重簡報的「內容」本身。
說一個有趣且獨特的故事,告訴聽眾聆聽這些內容「為什麼」重要,其實比任何外觀效果更能夠吸引聽眾的注意力。不僅張老師認為「自己的」「故事」佔十分重要的地位,同樣的,上一場次培力工作坊的講師、中正大學化學系于淑君副教授也提點短講者的角色是 “You are not a professional speaker but a story-teller!”,「跨科際學習社群」近期的「演講表達101」一文中,陳文媛同學也用自身練習公開演講的經驗,建議講者「提供網路上找不到的訊息」。獨一無二的生命故事,似乎是所有成功的短講不可或缺的元素。

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張老師也提到,如果要讓聽眾便於凝聚對於故事的印象,將故事轉譯成簡報呈現時,簡報的結構須顧及故事的連貫性,盡可能使故事的主軸不會因為切割成許多視覺畫面而被打斷。

「作自己」的簡報:堅持自己的風格(其他的,交給專業的來!)

內容層面之外,簡報的外觀也會影響聽眾認為講者的專業程度。張老師分享到,曾有許多學生報告的內容值得一聽,但是因為簡報呈現的手法不佳,使得報告的整體印象大打折扣,顯示外觀包裝並非是膚淺、不值得一提的手法,而是與精彩的內容一樣具有重要性。
整理張老師講授的內容,大致歸納出可以在簡報外觀改善的著力點有三個,分別是「風格」、「外表設計」、「取捨」。投影片的風格就像是講者本人的風格一樣,切勿選擇投影片程式的預設格式作為簡報的基底,講者應該替自己選擇一種適合的視覺風格,無論是幽默的、輕鬆的或是華麗的、細緻的,就像經營品牌一樣,讓聽/觀種留下對講者的印象。

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SHS計畫成果發表會:大學大革命










通常,製作完第一個版本的投影片後,講者會在正式上台前一再地修改投影片,但是,張老師建議,雖然簡報的細節可以微調,但是一但選定一種屬於自己的風格後,就應該對自己保持信心,不宜過度改變風格設定,若要修改,就用「微調」的方式處理,直到簡報整體設計流暢。
在簡報外表設計上,通常一張構圖與色彩皆好的圖片,搭配字型與色彩恰當的文字,十分能夠提升投影片的質感。

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舉張老師個人常用的風格 – 「極簡風」(minimalist design)為例,極簡風的好處在於雖然可能不是所有人都喜歡,「但是,至少不會有人不喜歡!」遵守一張投影片只傳達一個概念的原則,選擇一到二個互相搭配的主要色彩,就能夠創造出舒適的極簡風格。
對於不是設計專業背景的同學來說,配色、字型、版面等術語聽起來似乎十分陌生,但其實,再次呼應工作坊一開始張老師說的「模仿是好的開始」,這些技巧在網路上都有一定量可以利用的學習資源或工具。例如,若是希望使用和張老師一樣的「極簡」風格,善用Google搜尋引擎的關鍵字搜尋,就可以找到許多關於“minimalist design”的參考資料。 另外,網路上也有許多簡單的自動配色工具,例如brand colors,幫助使用者依據選定的風格自動生產速配的顏色組合。當然,講者也可以請託設計專業的友人協助。無論是求助於工具或是朋友,簡而言之,選定風格後「讓專業的來」,可以替講者節省許多寶貴的時間與精神。

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最後,「取捨」指涉的是如何將投影片去蕪存菁,刪減不必要的資訊,留下必要的內容,並將這些片段組織起來,鋪陳出一個好的故事。取捨的先決條件在於講者十分清楚想要傳達給聽眾的內容與風格為何,而同樣的,使外表美觀的方法也視講者選定的風格與故事而訂,所以成功簡報的各種元素是環環相扣,甚至口語的內容也影響視覺呈現的方式,認真的短講者可不能不察。

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自己與聽眾間的關係

說服聽眾接受講者提供的「為什麼」,是短講重要的目的之一,張老師在最後也分享了自己如何模擬聽/觀眾的反應:在製作每一個投影片動畫、加入每一張圖片時,張老師都在腦海裡想像這個動作會觸發聽/觀眾什麼感覺,並斟酌這樣的感覺是否可以達成這個演講的目的。雖然不是每次都百分之百命中,但是「聽眾是要放在心裡的」,不變的箴言永遠是,多多上台磨鍊,累積公開演講的經驗,想像的精確程度會因為經驗的累積而越來越容易提升。

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SHS 跨科際短講培力工作坊
-張天豪教授 臺南場


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影音簡介

又要做簡報,每次都用PPT?還是用跑來跑去、變大變小的Prezi?張天豪教授教你做自己的簡報!喜歡網頁設計的張天豪自信的說:「全世界只有我這樣作簡報!」他以網路上有名的簡報表演為例,提醒大家「崇拜的人不見得是適合你的」,應在出色的簡報中找到自己的特色!

短講簡介 - 秉持推動大學課程跨越研究與社會的界限,改變既有專家本位、朝向問題解決導向的革新,以及培養大學生跨界溝通、解決真實世界問題之能力,跨科際計畫各平臺及辦公室以「大學大革命」為題,於2014/15年聯合舉辦跨科際短講系列培力工作坊與競賽。

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